相手が誰であれ、また、どんな内容であれ、せっかく誘ってくれた方にお断りするのは、相手の気持ちを無下にするようで躊躇してしまいます。その理由は、断ることで人間関係に角が立つのではないかと不安に感じるからです。特にビジネスシーンにおいては人間関係が重要になるため、できるだけその関係性を良好に保ちたいと考えるのは当然です。とは言え、あらゆる誘いに「イエス」と答えるわけにもいきませんし、「ノーと言ってしまえば、人間関係がピンチに陥るのではないか」と頭をよぎるのも事実です。そんなピンチの時は、実はチャンスの裏返し。断り方のマナーを上手く活用すれば、人間関係にヒビが入るどころか、より良好な関係性を築くことができます。
　その最初の一手が、「残念な気持ちを相手に伝えること」です。断る際にはまず、「ぜひ参加させていただきたいのですが」「せっかくお声がけをいただいたのですが」「ありがたい機会なのですが」といった言葉を使います。この時、本当に残念そうな表情を見せることもポイントです。「誘われたのに参加できず残念に思っている」と相手に伝えることができれば、誘う側としても納得しやすくなります。
　また、断りは先延ばしにしないことも大切です。特に飲食を伴うイベントなどの場合、座席や料理の人数を確定して予約しなくてはならないため、返事を先延ばしにすると誘った側が困ってしまいます。参加できない・参加したくないという意向があるならば、その場で返事をするくらいの気持ちで、早めに断るようにしましょう。思わせぶりな態度はマナー違反です。
　断る理由を明確に伝えることも大きなポイントです。例えば、「現在抱えている案件で手一杯のため」「学生時代の恩師との先約がかなり以前より入っているので」「急ぎの仕事が突然入ってしまい、今日中に仕上げないといけないので」のような形で、具体的に断らざるをえない理由を伝えると説得力がアップします。私用の内容を具体的に伝えたくない場合は、「どうしても外せない用事」と表現しても問題ありませんが、少しだけでも具体的な理由を添えるのがマナーです。