基本を極めるビジネスの心得

伝え方次第で業務効率が変わります

　仕事の大部分は他者との意思疎通で成り立っているといっても過言ではありません。その部分がうまくいけば、仕事が驚くほどスムーズに進みます。もし、あなたが上司の場合は、伝え方次第で、部下の作業時間が短縮するため、全体の労働時間にも影響を及ぼします。
　例えば、資料作成の依頼時に、自分は指示したつもりでも、出来上がったものが依頼した内容やイメージと違う。こうした経験をお持ちの方は多いのではないでしょうか。
　部下はせっかく意欲的にやってくれたというのに、また時間をかけて修正をしなければならず、結局「二度手間」に。双方が「自分は悪くない、悪いのは相手」と思い込み、お互いの関係性も悪くなります。

自分の伝え方を見直してみる

　もし、「もっと時間をかけて、伝えておくべきだった」とか「こちらの言っていることが理解できない相手が悪い」と思っている人がいたら、まずは考え方を変えましょう。
　コミュニケーションロスの発生理由は、受け取り側ではなく、往々にして伝え方に問題があるからです。その問題とは、意外とシンプルなもので「話が長い」「結論が見えない」「イメージがわかない」などといったもの。この問題をなくすために、伝達時のフローを５段階の型に当てはめてみましょう。伝える内容の整理がつくとともに、短い時間で要点を的確に伝えやすくなります。
　５段階とは「要点（結論）」→「理由」→「具体的な話」→「要点（結論）繰り返し」→「相手の復唱」これを徹底すれば、伝わる話し方ができます。

各段階のポイント

	要点（結論）→「結論から言うと、お伝えしたいのは××ということ」
	理由(冒頭で伝えた「要点（結論」が正しいと言える理由を伝えます)→「（結論から言うと、××です。）その理由は〇〇だからです」
	「具体的な話」わかりやすい事例や見本を示して、相手に制作物や業務のイメージを持たせます。「結論」を補足する具体例や資料などを示しても良いでしょう。→「たとえば、こういうことがあります。（だからこの結論で正しいのです）」
	その後、要点を繰り返して念押しをします。
	最後は、部下に復唱させてお互いの確認作業となります。

　つい言いづらいことや難しい問題を後まわしにする人は多いものです。前置きが長かったり、相手の反応を見て話しを進めようとする気持ちもわかりますが、相手は余計にわかりづらくイライラします。挙句、集中力が切れてしまう為、クライマックスの伝えたい内容は覚えていなかったりする訳です。結論を最初に述べるのはこうしたことを避けるためです。
　また、上司が部下に伝える内容に無駄なことはありません。会社の制度やプロジェクトの必要性、教育上の注意など、必ず明確な「理由」があります。訳もわからず、指示や指導、説明をされても、「よしやろう」とは思わないでしょう。
　“なぜ”を説明することで「なるほど、そんな理由があるんだ」と納得し、「そういうことであれば、一生懸命取り組もう」という思考につなげることが可能になります。

　ある調査によると、働く人の7割が自分のことを伝えベタだと思っているという結果があります。そして会社を辞める理由の多くが上司とうまくいかないという結果も。部下と上司との間で意思疎通がとれていたら、離職率も下がるわけです。伝え方は技術です。
　5段階の伝え方を実践し、お互い気持ちよく仕事を進めていただきたいです。