【取引先に関わる業務】
◎請求書発行
(どのように請求書を発行し、提供するのか)
◎支払業務
(どのように取引先から請求書を受領し、支払処理をするのか)
【社内業務】
◎従業員の立替経費の精算方法
(立替経費の申請や支払いはどうするか)
◎連絡手段
(自宅にいる従業員とのコミュニケーション手段はどうするか)
◎勤怠管理
(勤務時間の確認方法や勤怠申請の方法はどうするか)
◎承認のやり方
(社内の各種申請や稟議書の承認をどのように実施するか)
取引先に関わる業務の業務ルールの勘所と例
請求書発行
得意先への提供方法
例)
請求書は電子データ(PDF)をメールで送る。
押印の是非
例)
請求書への押印は基本行わない。取引先のルール上、押印が必要な場合は電子印にて対応する。
支払業務
得意先からの受領方法
例)
請求書は電子データをメールで受領する。押印は不要とする。
支払可否の確認方法
例)
発注担当者に請求書PDFを転送して支払可否を確認する。金額が〇万円を超える支払は、上長の承認を得る(メール可)
支払いの実行
例)
支払可の請求書PDFを指定の共有フォルダに保存してもらい、専用の端末から支払処理を実行する(出社して対応)。
請求書の保管
例)
請求書の原本は別途郵送にて受領し、保管する。
あくまでも参考例となります。会社の実態やルールに沿って、自社に最適なルールを設定しましょう。
Q
会社から携帯電話を支給されていません。電話対応のために毎日出社は仕方ない?
A
証憑など、会社の情報をどこまで持ち出して良しとするか、社内のルールで決めておきましょう。
Q
マイナンバーを取り扱う業務を自宅でしてもいいの?
A
「安全管理措置を講じていれば」という条件付きでOKですが、マイナンバーを使わない業務のみを在宅で認める運用が安全です。
Q
従業員の個人PCに業務データを入れても問題ない?
A
セキュリティ上は望ましくありません。会社でPCを何台か用意し、担当者が交代で持ち帰れるようにしましょう。やむなく個人PCを活用する場合は、個人PC上での業務はNG、クラウドサービスでの業務はOK、といったルールを決めて運用しましょう。
万が一、情報漏洩したら、会社の責任。リスク対策をしておきましょう。
持ち出す情報(誰が・何を)と安全管理のルールを決めておきましょう。また、機密情報保持に関する誓約書を作成し、従業員に署名してもらいましょう。
【参考例】在宅勤務/テレワークにおける機密保持誓約書
在宅勤務中の機密保持に関し、以下の内容に同意します。
●在宅勤務の際には、会社の機密情報に関して、適切な機密管理を行う。機密情報には下記の情報が含まれる。
1)従業員の個人情報
2)顧客、取引先の住所、社名、担当者名、連絡先に関する情報
3)顧客、取引先との取引内容、取引履歴に関する情報
4)顧客、取引先から業務の過程で入手した顧客、取引先に関する一切の情報
●在宅勤務の際に所定の手続きに従って持ち出した会社の情報ならびに作成した成果物を第三者が閲覧、コピー等しないよう最大の注意を払う。
●業務に使用するパソコンについて、離席時はパスワードロックをかけることを徹底し、第三者が閲覧できないように最大の注意を払う。
●なお、従業員の親族も第三者とみなす。
氏名:山田太郎
あくまでも参考例となります。会社の実態やルールに沿って誓約書を作成しましょう。